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背景调查
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工作细节
标题: | 采购助理 |
发布日期: |
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申请日期: |
06/18/2024
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应用现状: |
位置满了
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职位类型: | 全职 |
工资: |
每年35,110美元
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工作时间:
这个职位的工作时间为7小时.周一到周五每天工作5小时. 这些工作时间应由主管和员工在雇佣之初商定.
简介:
该职位为采购总监提供采购办公室各方面职能方面的协助. 个人以这种身份参与与采购有关的活动, 投标和合同, 供应商的联系人, 会议, 请购单和采购单, 邮件, 航运, 和接收.
主要职责:
- 完成分配的日常采购任务(见下文)
- 完成分配的每日邮件、运输和接收任务(见下文)
- 提供行政支持, 非正式的指令, 并对社区成员进行正式培训,使其了解如何按照中国澳门博彩官网的政策和程序进行正确的采购程序, 州/联邦法律, 以及采购的最佳实践.
- 根据需要协助学院供应商计划(亚马逊,百事可乐,弗雷泽,办公服务公司等).).
- 协助部门信用卡采购和月度对账.
- 协助履行合同.
- 管理学生活动合同,遵循合同程序.
- 协助处理承包商延期函.
- 审核州或联邦拨款要求的认证工资报告.
- 根据合同价格审核专业服务发票.
- 管理旧家具的拍卖 & 设备通过市政招标.
- 协助为采购办公室准备可持续发展报告, 供应商的多样性, 供应商/集团采购组织, 花, 储蓄, 等.).
- 协助集团采购组织和商品管理的一般行政工作,以确定合格的供应商.
- 协助研究和准备rfp, 询价表, rfi, 规范, 澄清, 对应, 以及投标审查.
- 协助管理宾夕法尼亚大学和学院的商业机会网站.
- 协助应付帐款, 供应商, 和社区成员一起解决价格问题, 交付, 返回, 不正确的发票, 等.
- 为所有职责开发并保持最新的程序手册.
- 在其他采购助理不在的情况下作为替补.
- 完成分配的其他相关工作.
日常任务将在两个采购助理之间定期切换
A类日常任务:处理采购订单和知情权
- 协助社区成员申请, 审核和处理采购订单, 获取并保留适当的文件, 提交采购订单以供批准, 向供应商发送采购订单, 加快采购订单/更改订单, 并酌情关闭未完成的采购订单.
- 跟踪超过5美元的采购订单,000; Upload 合同 and Purchase orders >$5,000到公共合同数据库,以获取私人助理的知情权.
B类日常任务:邮件、运输、接收
- 管理Qtrak平台的接收,遵循程序. (扫描收到的包裹, 对照装箱单检查所购物品, 将收到的物品记录到同事, 并传递给大学社区)
- 与收发室系统协调校园外发邮件,以便取件.
- 请及时使用UPS网站准备外发包裹,操作步骤如下.
- 监控邮件帐户资金水平,并在需要补充资金时创建支票申请单.
- 从社区成员那里收集碳粉盒进行回收,并从Frazier获得运输标签.
管理职责:
这份工作没有监督职责.
资格:
成功地完成这项工作, 个人必须能够圆满地履行每一项基本职责. 下面列出的要求代表了所需的知识、技能和/或能力. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
教育及/或工作经历:
要求:
- 获得认可机构的副学士学位 t有两年与供应商合作的经验, 采购, 合同, 邮件收发室, 或相关工作经验; OR high school diploma with three years' experience in working with vendors, 采购, 合同, 邮件收发室, 或相关工作经验.
- 有效的宾夕法尼亚州驾驶执照
首选:
- 有使用艾卢西亚同事系统的经验
- 熟悉微软办公软件(Excel, Word)
其他技能和能力:
- 人际交往、组织、沟通和计划能力
- 注重细节
- 在很少的监督下独立完成日常工作
- 团队合作精神
- 客户服务技能
沟通技巧:
阅读能力, 分析, 并翻译一般商业期刊, 专业期刊, 技术规程, 或者政府法规. 能写报告、商务信函和程序手册. 能够有效地展示信息并回答来自经理团队的问题, 客户, 客户, 供应商和公众是必需的.
数学技能:
添加能力, 减去, 乘, 然后除以所有的度量单位, 使用整数, 常见的分数, 和小数. 能够计算比率、比率和百分比.
推理能力:
有能力解决实际问题,并在只有有限的标准化存在的情况下处理各种具体变量. 能够理解以书面、口头、图表或时间表形式提供的各种指令.
计算机技能:
成功地完成这项工作, an individual should be proficient in the use of Database software or Access; Internet software; Excel spreadsheet software and Word Processing software. 能够学习适当的采购可能安装的软件程序.
物理的要求:
这里描述的身体需求代表了员工要成功地完成这项工作的基本职能所必须满足的要求. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
在履行这项工作职责的同时, 员工经常被要求用手指手指, 处理, 或感觉. The employee is occasionally required to stand; walk; reach with hands and arms and talk or hear. 员工必须偶尔举起和/或移动50磅. 这份工作所要求的特殊视觉能力包括近距离视觉和调整焦点的能力.
工作环境:
这里描述的工作环境特征代表了员工在执行这项工作的基本职能时所遇到的环境特征. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能. 工作环境中的噪音水平通常是适中的.